Aktenabgabe - Zuständigkeitswechsel

Für eine Weitergabe der Leistungsakte an die ab dem Umzug zuständige Behörde allein auf Grund des Umzugs gibt es keine Rechtsgrundlage.

Unbedenklich ist dagegen die Weitergabe mit Zustimmung des Kunden (§§ 67d Abs. 1, 67b Abs. 1 und 2, 67 Abs. 6 Satz 1 SGB X). Diese Weitergabe ist im Interesse des Kunden, weil sie eine sehr zügige Anschlussbewilligung ermöglicht. Das wird dem Kunden im Regelfall auch unmittelbar einleuchten. Die Zustimmung kann auch mit sehr geringem Aufwand eingeholt werden.

Bei der Bearbeitung des Antrages ist daher zunächst zu klären, welche Daten aus einer früheren Bewilligung notwendig sind. Nach einem Umzug sind die Daten zur Berechnung der KdU für die bisherige Wohnung nicht mehr erforderlich. Eine Datenübermittlung wäre daher unzulässig. Anders ist es mit Unterlagen, die einen fortdauernden Zustand belegen, wie z.B. Bescheinigungen für Mehrbedarfe (Diätkosten). Hier bietet sich eine Abstimmung mit dem bisher zuständigen JC an, damit diese Bescheinigungen nicht erneut durch die leistungsberchtigte Person beschafft werden müssten. Die Unterlagen werden nur auf Übermittlungsverlangen bzw. -ersuchen des zuständigen Leistungsträgers an diesen übermittelt.

Zu beachten ist lediglich, dass die übersandte Akte weiterhin eine Akte der abgebenden Behörde ist, auch wenn diese sie im Regelfall nicht mehr benötigen wird. Im Bedarfsfall muss die Akte deshalb im Original oder in Kopie zurückgegeben werden. Die ab dem Umzug zuständige Behörde muss gewährleisten, dass eine solche Rückgabe ablauftechnisch möglich bleibt. Die abgebende Behörde muss sicherstellen, dass der Verbleib ihrer Akte dokumentiert ist. Sofern Prüfungen bei der abgebenden Behörde erfolgen, kann es erforderlich sein, ihr die  Akte im Original zurückzugeben.